1 Introductie
SURF B.V. (hierna: SURF of wij) verwerkt jouw persoonsgegevens in het kader Eurocc-netherlands.nl en is daarom verwerkingsverantwoordelijke / gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Je kunt volgens de AVG een aantal rechten uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze rechten zijn het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we van jou verwerken en deze gegevens te laten corrigeren als ze niet kloppen. Daarnaast heb je in sommige gevallen het recht deze gegevens te laten wissen, ze over te laten dragen naar een andere partij, de verwerking van je persoonsgegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken. Zie ook paragraaf 2.8
In deze privacyverklaring wordt informatie verstrekt over:
- Waarom SURF persoonsgegevens van je verwerkt;
- Waarom we dat mogen;
- Van wie we persoonsgegevens verwerken;
- Hoe we je persoonsgegevens ontvangen;
- Welke persoonsgegevens we verwerken;
- Wie je persoonsgegevens ontvangen;
- Hoe lang we je persoonsgegevens bewaren;
- Of we gebruik maken van profilering en/of geautomatiseerde
besluitvorming; - Welke rechten je hebt;
- Het recht van bezwaar.
Je kunt vragen stellen over deze privacyverklaring door contact op te nemen met:
eurocc@surf.nl
Contactgegevens SURF:
SURF B.V.
Moreelsepark 48
3511 EP, Utrecht
+31 88 787 30 00
De contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming zijn:
fg@surf.nl
Als je van mening bent dat SURF niet goed omgaat met jouw persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van SURF. Ook heb je het recht om een klacht over SURF in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
2 Informatie over gegevensverwerkingen EuroCC-Netherlands
2.1 Waarom verwerken we je persoonsgegevens?
EuroCC-Netherlands.nl website is een communicatiemiddel van National Competence Center voor HPC, AI, HPCDA en Machine Learning. Om dit uit te kunnen voeren moet SURF jouw persoonsgegevens te verwerken. SURF verwerkt je persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.
- Het leggen van contact via de Contactpagina/uitvoering overeenkomst
- Tonen van video/toestemming
- Meten van gebruikersstatistieken/gerechtvaardigd belang
2.2 Waarom mogen we je persoonsgegevens verwerken?
We verwerken je persoonsgegevens op basis van de wettelijke rechtsgrondslag uitvoering overeenkomst en toestemming.
We ontvangen bijvoorbeeld persoonsgegevens voor:
- Inschrijving van evenementen (indien die via ons lopen)
Als je je via onze website aanmeldt voor een evenement, vragen we de volgende persoonsgegevens:
- voor- en achternaam (verplicht veld)
- e-mailadres (verplicht veld)
- organisatie waar je werkt (verplicht veld)
- organisatiesector waarin je werkt
- functie
- betalingsgegevens
- dieetvoorkeuren
- eventuele overige informatie die je vrijwillig invult
Waarom vragen we deze gegevens?
We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). Daarnaast kunnen we op basis van deze gegevens (statistisch) onderzoek doen, om zo onze diensten te verbeteren (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang SURF).
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
EuroCC kan jouw gegevens tot uiterlijk 24 maanden na het evenement gebruiken voor het verrichten van onderzoek. Dit onderzoek is gericht op het verbeteren van de evenementen die we aan de doelgroep aanbieden. Voor dit onderzoek pseudonimiseert EuroCC de gegevens, waardoor ze niet meer direct herleidbaar zijn naar personen. Hiervoor verwijdert EurCC je naam en e-mailadres. Na 18 maanden worden je gegevens volledig geanonimiseerd, waardoor ze, zowel direct als indirect, niet meer herleidbaar zijn. EuroCC kan de geanonimiseerde gegevens dan uitsluitend nog gebruiken voor statistisch onderzoek.
- Deelname aan online events van EuroCC
Als je je inschrijft voor een online event van EuroCC, verwerken wij je persoonsgegevens om je aanmelding te verwerken. Onder ‘inschrijving evenementen’ zie je welke persoonsgegevens we verwerken en waarom we dat doen.
Videoconferencing online events
Voor online events maakt EuroCC Netherlands gebruik van partijen waar een verwerkersovereenkomst mee afgesloten is via SURF. Een EuroCC Netherlands-event is altijd te volgen via je browser. Het is dan ook niet noodzakelijk om applicaties te downloaden. Het downloaden van de desktopversie van de tools kan de kijkervaring wel verbeteren.
- Indienen call for proposals
Via onze website is het mogelijk een sessievoorstel voor een EuroCC Netherlands-evenement in te dienen. Als je je via onze website aanmeldt om een sessie te verzorgen op een evenement, kan EuroCC Netherlands de onderstaande gegevens van je verwerken:
- voor- en achternaam (verplicht veld)
- mobiel telefoonnummer (verplicht veld)
- e-mailadres (verplicht veld)
- geslacht
- functie
- organisatie of instelling waar je werkzaam bent
- adres
- organisatiesector waarin je werkzaam bent
- medesprekers
Waarom vragen we deze gegevens?
De verwerking van je gegevens door SURF is noodzakelijk voor het verwerken van je sessievoorstel. Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken (rechtsgrond verwerking: toestemming).
- Beeldmateriaal Eurocc-evenementen
Tijdens EuroCC Netherlands-evenementen kunnen er foto’s, video’s en/of vlogs worden gemaakt door professionele fotografen, cameramensen en EuroCC Netherlands. Deze sfeerbeelden kunnen wij gebruiken op Twitter, op onze website, in de nieuwsbrief of een mailing van EuroCC Netherlands over het betreffende evenement. Daarnaast kunnen we een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal in het kader van het historisch besef bewaren in een archief.
Waarom vragen we deze gegevens?
Wij verwerken deze beelden op grond van het gerechtvaardigd belang van EuroCC Netherlands. EuroCC Netherlands heeft er belang bij om zijn evenementen via beeldmateriaal vast te leggen om zo kenbaarheid aan het evenement te geven.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
EuroCC bewaart beeldmateriaal in principe voor onbepaalde tijd.
- Webformulieren zoals contactformulier
Als je via e-mail contact met ons opneemt voor vragen of support, kan EuroCC Netherlands de volgende gegevens van je verwerken:
- naam
- e-mailadres
- eventuele overige persoonsgegevens die je ons toestuurt in de e-mail
Waarom vragen we deze gegevens?
De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het beantwoorden en afhandelen van je vraag (rechtsgrond verwerking: toestemming). Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Wanneer je via e-mail contact met ons opneemt, bewaren wij je gegevens zolang als op basis van de inhoud van de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en voor eventuele vervolgvragen.
- Nieuwsbrief
Als je je aanmeldt voor onze online nieuwsbrief EuroCC News, vragen we de volgende persoonsgegevens:
- voor- en achternaam
- e-mailadres
- organisatie waar je werkt
- interessegebied
Iedere nieuwsbrief van EuroCC Netherlands bevat onderaan de nieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.
Waarom vragen we deze gegevens?
We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Nadat je je hebt afgemeld voor EuroCC Netherlands Nieuwsbrief, ontvang je deze per direct niet meer.
2.3 Van wie verwerken we persoonsgegevens?
SURF verwerkt voor het gebruik van EuroCC-Netherlands.nl persoonsgegevens van bezoekers van websites.
2.4 Hoe ontvangen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die we verwerken, verkrijgen we van de betrokkenen en via een derde partijen, namelijk Piwik Pro en Youtube.
2.5 Welke persoonsgegevens verwerken we?
We verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens om EuroCC-Netherlands.nl uit te voeren:
(Online) metadata (zoals loggegevens, trackinggegevens, incidentgegevens, etc.)
2.6 Wie ontvangen jouw persoonsgegevens?
We verstrekken de door jou verstrekte gegevens aan derde partijen als dit noodzakelijk is om EuroCC-Netherlands.nl uit te kunnen voeren. Verder verstrekken we je gegevens alleen aan andere partijen na jouw toestemming, tenzij het wettelijk verplicht of toegestaan is je gegevens te verstrekken.
De volgende partijen ontvangen jouw persoonsgegevens:
- Cloudleveranciers: Piwik Pro & Youtube (alleen indien dit geaccepteerd wordt door de bezoeker)
2.7 Welke rechten heb je?
Om te beginnen heb je het recht om de persoonsgegevens die Eurocc-netherlands.nl van jou verwerkt te laten wijzigen, aanvullen of verwijderen. Ook kun je inzage verzoeken in de persoonsgegevens die Eurocc-netherlands.nl van je verwerkt. Indien je een verzoek indient om één van bovenstaande rechten uit te oefenen, beoordeelt Eurocc-netherlands.nl dit zo snel mogelijk.
Als het gaat om een verwerking van door jou zelf verstrekte gegevens op basis van jouw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst met jou (zie 2.2) en de verwerking hiervan geautomatiseerd plaatsvindt (niet op papier), kun je een overzicht in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Ook heb je het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere partij.
Je kunt SURF ook verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, waardoor SURF tijdelijk ophoudt met het verwerken van jouw gegevens, als:
- je bezwaar maakt (zie 10), of
- je de juistheid van persoonsgegevens die SURF van jou verwerkt, betwist, of
- je van mening bent dat de verwerking van gegevens door SURF onrechtmatig is, of
- je van mening bent dat SURF de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar jij ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.
Je kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via eurocc@surf.nl.
2.8 Recht van bezwaar
Daarnaast kun je bezwaar maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens als wij je gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang (zie 2.2). Als SURF geen dwingende gerechtvaardigde gronden heeft om de verwerking voort te zetten, zal SURF de verwerking staken.
Ook kun je bezwaar maken als SURF jouw persoonsgegevens gebruikt voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming (zie 2.8).
Als je bezwaar maakt, kun je ook een verzoek indienen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken gedurende dit bezwaar.
